Poco per ottenere tanto: gestire un fornitore col minimo sforzo

Pareto ci ha insegnato che, spesso, un piccolo sforzo fa ottenere grandi risultati e questa affermazione è vera anche quando si tratta di fornitori.

C'è una sorta di "triangolo magico" che, una volta applicato, ci permetterà di dormire sonni più tranquilli per ciò che riguarda le forniture.

Da cosa è composto? Vediamolo subito: 

• Specifiche di prodotto;
• Campioni;
• Ispezioni sul posto

Ovviamente tutto questo va preceduto da una ricerca accurata del fornitore giusto ma anche il migliore fornitore può andare incontro a gravi problemi se non è ben instradato dal suo cliente.

A parte la selezione dei fornitori, dunque, ci sono tre passi che ci sembrano indispensabili e che la maggior parte degli acquirenti più esperti non salta mai.

Le specifiche di prodotto

Prima di inoltrare la richiesta d'offerta a qualsiasi fornitore, è necessario spiegare BENE ciò che si desidera, in altre parole definire esattamente le aspettative ancora prima di trovarsi a ispezionare una pre-produzione o un campione e di ritrovarsi a lamentarsi di come sia stato affrontato lo studio della fornitura.
Una specifica ben fatta contiene informazioni relative:

• a cosa ci si aspetti esattamente dal prodotto;
• a come il prodotto debba essere controllato;
• a quali debbano essere le tolleranze nelle misurazioni;
• a come il prodotto debba essere etichettato e imballato;
• a quali possano essere i possibili difetti e a come classificarli;
• a eventuali considerazioni sulla scheda tecnica, sulla documentazione, sugli standard normativi di riferimento, su eventuali cogenze, ecc.;
• a tutto ciò che di specifico occorra aggiungere per assicurarsi una buona fornitura

Se si vuole andare oltre e fare davvero un buon lavoro, sarebbe bene aggiungere in questa sede anche:

• quali caratteristiche del prodotto siano considerate "critiche per la qualità". Ad esempio, se si acquistano parti metalliche che dovranno essere poi  assemblate, certe dimensioni saranno critiche per la qualità, dal momento che potrebbero rendere impossibile il montaggio. Se si acquistano - invece - articoli promozionali, è bene ricordare che critici saranno la posizione e il colore del logo. Basta, insomma, seguire la logica e individuare le cose davvero importanti relativamente alle quali allertare il fornitore, affinché le controlli con maggiore attenzione;
• come debbano essere controllati i processi che hanno a che fare con le caratteristiche maggiormente di impatto sulla qualità. Per dare suggerimenti in questo senso, è bene informasi su come venga organizzata la produzione e quali processi siano coinvolti in ogni fase di gestione dell'ordine e dell'attraversamento del prodotto e discutere con i tecnici del fornitore;

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